“微模式”在城建档案工作中 的应用策略研究

[关键词] “微模式”;城建档案工作;即时通讯;社交媒体;智能终端;移动APP 
　　城市基本建设档案（简称城建档案）是在城市规划、设计、建设、管理与维护等活动中形成的直接记录。以管理城建档案为主体的城市建设档案馆（简称城建档案馆）是我国数量最多、馆藏总量最大的专业档案馆，它不仅基本覆盖了全国地（市）级以上城市，甚至在经济发达地区的县（市）都建有城建档案馆。城建档案是一种门类复杂、数量巨大，对城市规划、调度、治理与管理具有直接的依据和凭证价值的信息资源。城建档案工作是城市管理与维护的重要基础性工作，直接服务于城市的规划与管理，对于提升城建管理水平、提升市民居住质量与水平、提升城市信息化水平、促进城市文化与文明建设、保障城市经济与交通发展具有重要的意义与作用。 
　　城建档案工作也是一项涉及面广、技术难度大的专业工作，它具有专业性强、综合性强、工作环境复杂、场所流动、外业资料量大等特点。与此同时，城市管理及其他社会工作对城建档案的需求规模、需求方式又在不断发展变化，呈现出新的特点。几十年来，虽然城建档案工作者不断探索新的工作方法与工作手段，不断升级城建档案信息资源开发及利用模式，使其既满足城建档案工作业务发展的需求，又适应城市管理及其他社会工作对城建档案工作的信息诉求，但是城建档案工作效率的提升与效果的改善始终滞后于发展的需要，城建信息资源的开发与利用难以达到预期的目标和要求。因此，城建档案工作需要创新管理手段与技术模式，全面促进和提升城建档案工作的效率与水平，创新城建档案信息资源的开放、开发手段，使其适应、匹配城市发展与管理及其他社会工作对城建档案信息的需求。 
　　近年来，迅速崛起与发展的基于移动互联的即时通讯、社交媒体、智能终端等新媒体技术及移动应用（APP）服务让城建档案工作看到了新的曙光[1] 78-82 [2] 45-49。在我国，基于移动互联的微信、微博、移动APP、移动视频终端等新技术正逐步被应用到档案工作中来，极大地改变了档案工作的面貌，也实现了许多档案工作方式的创新，同时也拓展了档案工作的管理思维与工作范畴。目前，基于移动互联的新媒体技术及移动应用服务在档案工作中的应用已渐成趋势，利用新媒体技术建构新的档案工作模式已成为移动互联时代档案工作新的发展方向。在我国一些地区和行业，利用新媒体及移动应用技术建构新的档案工作模式已经取得一些成功的经验，已具备全面推广及应用的可能性。 
　　事实上，城建档案工作作为我国档案工作的重要领域，不可能对新媒体技术发展趋势视而不见。近年来我国许多城建档案馆也开始探索利用新媒体及移动应用技术来构建城建档案工作的新模式、创新城建档案信息资源开放开发的新手段，使其既满足城建档案工作的现实需求，提升城建档案工作的水平与效率，又开创城建档案信息资源开发利用的新局面，助力文明城市、智慧城市建设。 
　　在此技术背景和社会诉求中，一种基于新媒体技术及移动应用服务的城建档案工作模式——“微模式”应运而生，它作为一种基于全新理念及技术实现方式的城建档案业务模式，将弥补和丰富城建档案工作手段，提升城建档案工作的效率与水平，并适应移动互联时代社会各项工作及城市公众对城建档案信息的需求。

         一、“微模式”的概念、特点及技术类型

　　为了清晰了解“微模式”在城建档案工作中的应用，首先必须准确界定“微模式”的概念，把握其技术特点，并明确其技术类型及应用差异。 
　　（一）“微模式”的概念 
　　簡言之，“微模式”是利用基于移动互联的即时通讯、社交媒体、智能终端及移动应用服务等技术形式所开发的档案业务实现方式以及档案信息交互的实现手段。 
　　要准确把握“微模式” 的涵义必须廓清以下几个问题： 
　　1. “微模式”的界定与比较。既已提出“微模式”，在事理上必然就相应有一个“大模式”或者“主模式”。这里的“大”“主”与“微”的意义，就是建立档案工作两种工作模式的区别，或者说就是建立本文所定义的档案工作模式与原有档案工作模式的区别。 
　　上世纪80年代末以来，计算机及网络技术已经在档案工作中得到快速的应用和发展，各种基于传统互联网技术及PC平台的档案管理应用软件得到全面开发，并在各种类型的档案馆（室）的档案业务及信息服务中得到应用与普及。大约在本世纪初，我国档案工作基本进入以传统PC为应用平台的技术时代，其档案工作模式可以称之为“计算机档案管理模式”或者简称为“PC模式”，其业务工作的实现及档案信息资源的发布与利用是通过个人电脑来实现的。 
　　因此，我们可以将已经建立起的基于传统互联网及PC平台的档案工作模式称之为“大模式”或者“主模式”。 
　　这种“大模式”“主模式”的档案工作模式，涵盖全流程、全业务范围、全部档案数据管理、整体安全控制的档案业务，是所有的档案馆（室）的核心业务工作系统。 
　　基于此，本文所界定的“微模式”是指基于移动互联技术（WEB2.0）及智能终端平台（手机、平板、无人机等），利用即时通讯技术、社交媒体技术及移动应用开发技术，以完成部分业务流程、实现特定信息功能为目标所建构的档案工作模式。 
　　“微模式”一般是在手机、平板、无人机等智能移动终端上实现。限于其平台规模、业务工作特点及数据处理能力，其工作范围、业务功能及数据管理与基于传统互联网及PC平台的档案工作“主模式”相比，不仅平台规模小，而且平台功能也相对较少。因此，相对于城建档案工作的“大模式”“主模式”，本研究所定义的城建档案工作“微模式”，实质上是一个微型的局部功能性平台，或者说是城建档案工作的“辅助模式”，对城建档案工作“主模式”起到补充、加强和辅助性作用。

   目前，综合或者独立运用即时通讯、社交媒体、智能终端及移动应用开发而建构的档案“微平台”已有成型的案例。从既有案例及发展趋势看，档案“微平台”实质就是一种档案业务处理或者信息交互平台，不过它仅以实现特定的档案业务、专题的工作研究、移动的信息交互为己任，注重方便快捷的业务实现和用户体验。 

　　2. “微模式”的技术实现方式。首先，“微模式”是在移动智能终端上集成与实现的技术模式。移动智能终端从目前来看主要是智能手机、平板电脑、无人机等，它们也是本文所研究的三大移动智能终端，未来也可以拓展到智能机器人、无人驾驶汽车等其他智能终端上。 
　　其次，“微模式”是运用即时通讯技术、社交媒体、移动应用程序开发等技术实现的。 
　　即时通信是指能够即时发送和接收互联网消息的软件，它分为PC端和移动端，本文所讨论的是移动端的即时通讯软件平台。随着互联网技术的进步及功能的不断拓展，现在的即时通信软件不再是一个单纯的聊天工具，它已经发展成集交流、资讯、娱乐、搜索、电子商务、办公协作和企业客户服务等为一体的综合化信息平台。无论是世界范围内还是在我国，移动即时通讯软件都很多，从世界范围看，依据用户数量，全球三大即时通讯软件分别是中国的“微信”、美国的WhatsApp、日本的Line。 
　　社交媒体是指互联网上基于用户关系供人们彼此之间分享意见、见解、经验和观点的网络平台，现阶段主要包括社交网站、博客、微博、论坛、播客等等。比如像美国总统特朗普惯常使用的“推特”（Twitter），还有我国的微博均属此类。 
　　从技术发展的趋势看，即时通讯工具与社交媒体的许多功能都交叉重叠，区别越来越小，因此现在也被泛称为“新媒体”。 
　　移动应用开发是为手机、掌上电脑（PDA）、UMPC等便携智能终端设备编写软件流程和程序的集合。现在移动应用开发在我国应用最为成熟的就是基于手机和平板电脑的应用开发。 
　　此外，本研究在此亦将基于移动应用（APP）控制的移动智能设备——无人机纳入该范畴，因为无人机也属于一种移动智能终端，通过技术手段，可以将其集成到档案APP或者“主模式” 上，利用无人机来实时采集有关图像及视频信息，以满足诸如实时档案信息采集及档案执法检查等特定档案业务的需要。 
　　（二）“微模式”的特点 
　　鉴于上述概念的界定与分析，结合本文所建构微模式的主旨，这里所定义的“微模式”应具有如下特点。 
　　第一，“微模式”是档案工作“大模式”或者“主模式”的补充，不是替代，它是在特定移动条件下开展档案业务是的辅助手段，特定环境下档案信息资源发布与开发的补充方式。 
　　换言之，档案工作的基本方式依然是“主模式”，“微模式”只是一种辅助和补充，不具备、或者说至少现有技术条件下不具备替代“主模式”的可能，当然不排除在特定环境、特定条件下可以作为业务处理、信息交互的主要渠道。 
　　第二，“微模式”只能处理特定的部分档案业务，尚不具备处理全生命周期、全流程的文件及档案业务的可能。 
　　第三，“微模式”是集成在移动智能终端上，适用于移动环境下的档案业务处置及档案信息发布与交互，具有“主模式”不可比拟的方便、灵活、快捷、高效的特点。 
　　第四，“微模式”扩展了档案工作、档案信息发布与利用、档案文化传播的时空边界，作为“主模式”的业务延伸，基于智能移动终端的“微模式”更像是档案工作及信息平台的神经末梢，实现了档案业务、档案信息交互的全域（地域、空域、时域）覆盖，与“主模式”一起，共同构建了全域档案工作模式。 
　　第五，“微模式”不是封闭和独立的档案业务及档案信息平台，而是植根于或者整合在“主模式”的档案管理系统之中，其业务是“主模式”的延伸，业务操作、数据处理、安全控制亦在“主模式”整体架构的规划与设计之中。“微模式”中发布与推送的数据源于“主模式”，其档案业务数据及业务办理所产生的数据最终也须传输至“主模式”的数据库及服务器上。从系统的拓扑结构看，“微模式”也可以看作是“主模式”的移动终端或者子系统。 
　　第六，“微模式”更加注重客户体验及交互性。与“主模式”不同，“微模式”更多表现在客户端，这里的客户主要指非专业、非专职的档案工作者，泛指档案部门之外所有公众。既包括文件形成、处置、归档的机构与人员，也指一切档案用户甚至所有的档案信息受众。这些人员所拥有的智能移动终端（如手机、平板）上都可以依据自己的业务及信息需求关注（微信公众号）或者安装（档案APP）“微模式”平台，从而处理相应的档案业务或者享受档案信息服务。 
　　因此，考量即时档案业务处理、全民档案信息采集、高效档案信息服务、良好档案文化传播的档案“微模式”平台，必须充分考虑用户的体验效果，注重用户的交互性，从而充分发挥“微模式”的优势与特点。 
　　（三）“微模式”的类型 
　　从理论与技术的角度看，可供“微模式”实现的技术手段很多，本研究仅采用国内目前最为流行、用户数量最为丰富、用户体验较为良好的微信及手机APP两种形式，同时将移动智能终端无人机集成在档案APP上，构建微视频平台。换言之，本研究所建构的“微模式”仅指城建档案微信公众号[3] 41-47、城建档案APP、城建微视频三种类型。

二、“微模式”应用在城建档案工作中的意义与作用

　　城建档案工作与其他类型的档案工作虽然在档案业务的基本流程上具有一定的相似性，但是其文件的形成与流转、文件的归档与验收受到城市建设工作的规范与影响，在业务内容及操作方式上与其他类型的档案工作存在较大的差异。城建档案及城建工作的特殊性导致城建档案工作的“主模式”存在许多无法合理解决的问题，进而也影响到了城建档案工作的质量与效率。而基于移动互联的“微模式”，作为城建档案工作“主模式”的重要辅助与必要补充，必将全面改变城建档案工作的面貌，提升城建档案工作的水平與效率，创新城建档案信息的开放与利用。

三、“微模式”在城建档案工作中的应用策略

　　“微模式”在档案工作中的应用已经成为一种技術发展趋势，在城建档案工作中应用也处于实践探索阶段。然而，“微模式”应用开发并非简单的技术问题，而要综合考虑业务需求、用户体验、技术基础、功能拓展、安全保障等多方面的因素，达到既经济高效、又务实易行，同时安全可靠的目的。具体来说，“微模式”在城建档案工作中的应用开发，可秉持与贯彻以下策略。 
　　（一）注重用户体验，以实现人性化、自动化的开发原则 
　　与城建档案工作“主模式”不同，“微模式”的业务实现主要在移动客户端。这些客户既包括城市建设项目的广大建设者、城建项目专兼职档案员，也包括城市的每一位市民甚至其他任何有某种需要的社会公民。特定情况下，也指利用“微模式”平台来实现移动业务处理的城建档案工作者。而无论使用的对象是谁，“微模式”的业务处置、信息交互都要在便捷的移动平台上实现，因此其开发应用首先必须面向用户，考虑便携移动终端的操作特点，考虑用户的使用人群，尊重用户思维与操作习惯，给用户提供好的使用体验，这样才能让用户接受“微模式”、熟练操作“微模式”，从而发挥其业务处置效能、实现信息交互。 
　　面向用户、注重用户体验的原则对于城建档案工作“微模式”而言并不是一般移动端软件开发意义上的界面新颖、功能清晰、操作友好等用户体验的内容，更指在城建档案业务实现及信息交互上的自动化、人性化诉求。在城建档案微信公众号、档案APP、智能视频终端的功能解析和业务流程上，尽可能让每一个业务功能、每一项文件处置、每一次数据操作都能在系统内置的标准与规则的控制下自动实现，或者由人工辅助完成，尽最大可能减少完全由人工操作与干预的环节。 
　　此外，在一些档案业务功能的设计上，尽可能将其与城市建设专业业务流程进行集成或者并发，这样容易做到档案业务的自动触发和一体化实现，达到档案业务处置与专业工作同步实现，从而提高城建档案的归档效率与质量。 
　　软件工程学的实践告诉我们，只要贯彻标准规范、吃透业务功能、科学把握需求，实现这个功能的开发并不困难。 
　　（二）以移动需求为导向，与“主模式”主次搭配、高低有序、优势互补 
　　随着技术的发展，即时通讯、社交媒体、智能终端、移动应用开发的形式越来越丰富、功能越来越强大。城建档案“微模式”虽是基于这些技术与平台开发的，但并不追求形式上、流程上、功能上的“大而全”，作为城建档案“主模式”的辅助，恰恰可以以 “微而精”为指导思想。具体来说，可在城建档案“微模式”的开发上，以城建档案信息交互及城建档案业务移动需求为导向来设计功能模块和业务内容。在这里必须强调是“移动需求”，意指必须在适合移动智能终端上完成的流程、功能和实现的业务。 
　　这样的开发思路，可以使得城建工作“微模式”与“主模式”形成主次搭配、高低有序、优势互补，避免不必要的重复建设，实现功能移植与数据共享，确保在固定及移动场景下所有城建档案业务及其信息交互均可以以合适的、高效的、经济的模式实现。 
　　（三）强调城建档案意识培育与文化宣传 
　　移动客户端几乎是每一位公民集工作学习、文化娱乐、生活消费的智能平台，当用户因为城建档案业务需求、信息需求而在其智能终端上关注或者安装了城建档案“微模式”应用时，就给我们提供了一个城建档案意识培育及城建档案文化宣传推送的窗口。故此，城建档案“微模式”的应用，必须强调在城建档案意识培育及城建档案文化宣传功能上的组织与设计，助推城建档案工作及城市文化建设。 
　　但是，今天微信公众号如过江之鲫，移动APP泛滥成灾，城建档案“微模式”应用开发如何培育用户的城建档案意识，怎样宣传与推送城建档案文化，避免被用户视为无用或垃圾信息，就成为需要我们认真思考的问题。这客观上要求我们理性分析用户的信息与文化心理，研究不同层次用户的信息与文化的需求特征，探索友好的切入方式与互动手段，从而保证城建档案“微模式”在此功能上的长期实现。 
　　（四）突出城建档案信息利用与适时信息交互功能[6] 
　　提供档案信息服务于社会是档案工作的归宿与发展基础，城建档案工作“微模式”必须突出城建档案信息的开放利用功能，同时重视在“微模式”上档案工作者与兼职城建档案员及其信息用户的交互工作，充分体现“微模式”的技术优势。 
　　适时的信息需求及满足移动条件下的信息推送已经成为移动数字和WEB2.0时代公众对信息诉求的新特点，城建档案工作“微模式”平台的任何一种形式都必须具备这一功能，满足合法用户在移动条件的信息检索查询及对查询信息的及时推送。并尽可能提供多种检索手段供不同层次用户进行信息检索，同时在后台或“主模式”上组织尽可能丰富的数字城建档案信息资源以满足不同用户的信息需求。 
　　信息交互适用于城建档案业务工作及信息利用工作的咨询、指导，这一点非常重要。在城建档案业务工作的处置、信息查询利用中，城建档案工作者需要向城市建设中的专业技术人员、管理人员、专兼职档案员、各类城建档案信息用户解答政策、指导业务并接受问题反馈，必要时还需要实施归档预审及信息安全控制，这些工作的顺利实施和完成，需要“微模式”平台具备较强的信息交互功能。 
　　（五）坚持前瞻性、渐进性、特色化的开发原则 
　　我们在开发“微模式”技术平台时，一定要具备前瞻性，分析和研判上述要素的变化规律与发展趋势，使“微模式”的功能设计具备模块化特征，使“微模式”用户体验具备较强的可塑性，让“微模式”能够在较长时间范围内适应和符合社会发展与用户迭代的诉求。每一座城市的规模与文化、每一家城建档案馆的技术基础与管理水平都存在较大的差异，城建档案工作“微模式”的开发应用不必一蹴而就，可以采用渐进式发展的技术路线。“微模式”包含功能不同的多种平台类型，无须谋求一次性实现。可以依据资金、技术、需求状况优先在某一个模式上取得突破，在获取成熟的经验后再进行延伸性的开发。具体在某个特定微平台的开发上，可以让成熟的、确定的功能模块先期建设，技术以实用为原则，业务操作也可以遵循先人工、再辅助、后自动实现的循序渐进的思路。

    “微模式”开发不可千篇一律，同样要注重不同城市城建档案工作“微模式”的特色性。这种特色既包括城市文化的体现层面，也包括城建档案业务建设、信息资源建设、信息发布与推送、人机交互等功能特色及差异化技术实现层面。各具特色，才能相互借鉴、彼此学习、共同进步，在整体上推动“微模式”的开发应用水平。 

　　（六）体现城建档案工作业务跟踪、执法和信息交互的实时性需要 
　　城建档案工作有两项业务非常强调实时性，一是城建档案业务跟踪，指的是城建档案工作者对某一个建设项目进程进行同步跟踪，在特定的建设环节上按照规定处置城建档案相关业务工作。比如隐蔽工程预归档、特定专业文件提前验收、特定子项与阶段的归档预审等，这些业务大都需要及时跟踪实施，才能确保城建档案的归档的完整与系统。二是城建（档案）执法检查，指的是城建档案馆依据相应的法规与授权，对城市建设范围内的所有建设项目的执行情况、城建档案工作的落实情况进行实时动态检查，发现问题及时上报到城建档案馆及其他监管机构，后期再依据相应的法规与制度进行处罚。目前，我国的城建档案馆大都同时也是城市建设主管部门的信息中心，依据自身的职责与授权，可以同时对城建档案工作的落实情况及城市建设工程的实施情况进行实时检查与执法，采集相关的视频资料与凭证信息，保障城市建设的文明施工及城建档案工作的顺利执行。 
　　由于城市建设空间太大，项目太多，同时又需要在城市空间的各个高度上进行实时跟踪和信息采集，这时基于智能无人机开发的“微视频”平台就可以大显身手。我国智能无人机技术在世界范围内处于领先地位，动能强大，利用它所开发的城建档案工作“微视频”平台可以高效完成城市范圍内城建工作、城建档案工作的执法检查，并可以依据需要同步采集实时城建项目照片和视频资料，既可以作为执法检查的证据性资料，又可以丰富城建档案信息资源的类型，完善档案信息资源的结构与功能。 
　　此外，在城建档案信息利用与开发工作中，机构与个人用户会利用移动终端上的“微模式”与城建档案工作者进行交互，开展相关政策、信息的咨询与交流，而这种交互他非常强调实时性，即及时满足用户的咨询和信息要求。因此，“微模式”各类型平台的应用开发时，必须保障这一功能的实现。 
　　（七）加强安全管控，确保城建档案信息安全 
　　安全无小事。城市规划、项目建设、市政运管等许多城建档案信息不仅具有很强的权属性，而且对于城市安全、人民生命与财产安全均具有很重要的作用与意义。城建档案工作“微模式”的应用开发中，对于相关的城建档案业务处理、城建档案信息的发布与推送必须要有明确的用户权限控制与管理。城建档案工作“微模式”平台除面向公众的微信公众号之外，城建档案APP及微视频平台的安装、使用必须设置相应的审批及权限控制，确保业务处理及实时采集的城建档案信息受到明确的管控，并保证确定的数据流向及安全存储[7] 24-28。 
　　基于智能终端、利用最新移动数字及WEB2.0技术实现移动生态环境下城建档案工作“微模式”的应用已经成为一种明确的发展方向，为实现城市范围内城建档案业务工作及信息采集与利用工作的全域覆盖。每一座城市可立足城市发展特点及文化特色科学定义自己的城建档案工作“微模式”平台，秉持上述开发及应用策略，保证城建档案工作“微模式”平台顺利实现，助推文明城市、智慧城市的建设与发展。 
　　[参考文献] 
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　　[2]周耀林，路江曼.论社交媒体下档案服务的创新[J].档案学通讯，2014，（6）. 
　　[3]倪丽娟，陈 阳.“互联网+”环境下档案微信建设的SWOT分析——基于全国档案微信公众号的调查[J].档案学研究，2017，（3）. 
　　[4]彭瑞雯.浅析城建档案管理的现状及对策[J].广东科技，2011，20，（6）. 
　　[5]冯兆平.论城建档案工作的作用和地位[J].档案学研究，2007，（5）. 
　　[6]王 瑛.大数据时代城建档案工作发展初探[J].城建档案，2015，（1）. 
　　[7]黄晓鹏，陈淑珺.从城建档案特点谈安全保障体系建设[J].城建档案，2010，（10）.